¿Desde cuándo debo dar de alta a mi empleado en el IMSS?
- Gil y Solis, Abogados.
- hace 5 días
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Contratar a una persona y “darla de alta después” puede parecer una práctica común, pero es uno de los riesgos laborales más costosos para una empresa.
La pregunta clave no es si conviene darlo de alta, sino desde cuándo nace la obligación.
La respuesta práctica es esta: desde que inicia la relación laboral. Es decir, desde que la persona empieza a prestar servicios personales subordinados para el patrón. El aviso de alta ante el IMSS debe presentarse dentro de un plazo no mayor a cinco días hábiles contados a partir de que ocurre el supuesto correspondiente, conforme al trámite oficial del IMSS y a la obligación patronal prevista en la Ley del Seguro Social.
“¿Entonces tengo cinco días para darlo de alta?”
Sí, pero cuidado con la interpretación.
El plazo de cinco días hábiles no debe entenderse como permiso para tener al trabajador desprotegido o “a prueba” sin seguridad social. La obligación nace desde el inicio de la relación laboral; el plazo es para presentar el aviso afiliatorio.
En términos prácticos, lo recomendable es darlo de alta antes o el mismo día en que empieza a trabajar, especialmente si realizará actividades con riesgo, manejo de maquinaria, traslados, carga, ventas en campo o cualquier función donde pueda ocurrir un accidente.
El riesgo no es solo la multa
No dar de alta a un trabajador en el IMSS, hacerlo tarde o registrarlo con un salario incorrecto puede generar varios problemas para la empresa:
Multas por incumplimiento de obligaciones patronales. La Ley del Seguro Social prevé infracciones y sanciones para patrones que omiten o cumplen fuera de plazo sus obligaciones ante el Instituto.
Determinación de cuotas omitidas, actualizaciones y recargos. Si el IMSS detecta que el trabajador ya laboraba y no estaba afiliado, puede reclamar diferencias de cuotas obrero-patronales.
Riesgo mayor si ocurre un accidente de trabajo. Si el trabajador sufre un accidente antes de estar dado de alta, la empresa puede quedar expuesta a consecuencias económicas mucho más graves que una simple multa.
Evidencia en un conflicto laboral. En una demanda, inspección o queja, la falta de alta puede reforzar la narrativa de incumplimiento patronal.
“Pero está en periodo de prueba”
El periodo de prueba no elimina la obligación de seguridad social.
Aunque el trabajador esté en capacitación inicial, prueba, contrato temporal, contrato por obra determinada o recién contratado, si existe una relación laboral subordinada, debe estar afiliado al IMSS.
El error típico es pensar: “Lo doy de alta cuando vea si se queda”. Ese criterio puede salir caro. Para efectos laborales y de seguridad social, si ya trabaja, ya hay obligación.
“¿Y si solo trabajó unos días?”
También debe analizarse el alta.
La duración corta no borra la relación laboral. Si la persona prestó servicios subordinados, recibió instrucciones, cumplió horario o estuvo integrada a la operación de la empresa, puede existir obligación de afiliación desde el inicio.
En empresas con alta rotación, ventas, almacén, logística, construcción, restaurantes o servicios, este punto es especialmente delicado.
¿Qué pasa si ya me atrasé?
Lo peor que puede hacer una empresa es esperar a que llegue una inspección, un accidente o una queja.
La Ley del Seguro Social contempla que no se impongan multas cuando el cumplimiento se realiza de forma espontánea fuera de plazo, salvo supuestos como que la omisión ya haya sido descubierta por el Instituto.
Esto no significa que no existan cuotas, diferencias, actualizaciones o recargos. Pero sí confirma algo importante: corregir antes de ser requerido puede hacer una diferencia relevante.
Checklist rápido para patrones
Antes de que una persona empiece a trabajar, revisa:
¿Ya tiene Número de Seguridad Social?
¿Está definido su salario base de cotización?
¿El salario registrado coincide con lo que realmente percibirá?
¿La fecha de ingreso coincide con la fecha real de inicio?
¿Existe contrato laboral?
¿Está correctamente identificado el puesto y centro de trabajo?
¿Se documentaron prestaciones, jornada y forma de pago?
Si alguna respuesta es “no”, hay un foco rojo.
El alta en el IMSS no es un trámite administrativo menor. Es una obligación patronal que debe atenderse desde el inicio de la relación laboral y, como regla operativa segura, antes o el mismo día en que el trabajador empieza a prestar servicios.
Esperar “unos días” puede parecer inofensivo hasta que llega una multa, una inspección, una queja o un accidente.
¿Tienes trabajadores dados de alta tarde, con salario incorrecto o sin soporte documental? Solicita una Revisión de Cumplimiento IMSS para identificar riesgos, corregir omisiones y reducir contingencias antes de que se conviertan en multas o créditos fiscales.