Inspección de la STPS: qué revisa y cómo preparar a tu empresa para evitar riesgos laborales
La llegada de un inspector laboral a un centro de trabajo suele generar incertidumbre: ¿Qué documentos puede solicitar?, ¿Qué áreas puede revisar?, ¿puede llegar sin previo aviso?, ¿Qué ocurre si detecta un incumplimiento?
Sin embargo, una inspección laboral no debería convertirse en una emergencia para la empresa.
La mejor forma de enfrentar una visita de la autoridad es mantener un sistema permanente de cumplimiento laboral, con contratos, expedientes, controles, políticas, capacitación y documentación actualizados.
La inspección del trabajo tiene precisamente como función vigilar el cumplimiento de las normas laborales. Los inspectores están facultados, entre otras cosas, para visitar los centros de trabajo, formular preguntas relacionadas con la aplicación de dichas normas y requerir los libros, registros y documentos que legalmente deban conservarse.
Por ello, prepararse para una inspección no significa reunir documentos apresuradamente cuando llega la autoridad. Significa poder demostrar que la empresa cumple de manera cotidiana con sus obligaciones laborales.
¿Qué es una inspección laboral y cuál es su objetivo?
Las inspecciones permiten a las autoridades laborales verificar el cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo, sus reglamentos, las Normas Oficiales Mexicanas y demás disposiciones aplicables.
Dependiendo del objeto de la visita, pueden revisarse principalmente materias como:
condiciones generales de trabajo;
seguridad y salud en el trabajo;
capacitación y adiestramiento;
cumplimiento documental;
participación de los trabajadores en las utilidades;
obligaciones relacionadas con determinados grupos de trabajadores; y
otras obligaciones previstas en la legislación laboral.
Es importante precisar que la inspección del trabajo no corresponde exclusivamente a la STPS federal. El Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones contempla la participación de autoridades federales y de las entidades federativas, cada una dentro de su ámbito de competencia.
¿Qué tipos de inspecciones laborales existen?
Uno de los primeros aspectos que debe conocer una empresa es que no todas las inspecciones se originan de la misma manera.
El Reglamento contempla inspecciones ordinarias y extraordinarias.
Inspecciones ordinarias
Pueden ser:
Iniciales, cuando se realizan por primera vez en un centro de trabajo o debido a su ampliación o modificación.
Periódicas, que se programan atendiendo, entre otros factores, a la actividad empresarial, riesgos, número de trabajadores y resultados de inspecciones anteriores.
De comprobación, cuando la autoridad necesita verificar que fueron atendidas determinadas medidas previamente ordenadas.
Como regla general, las inspecciones ordinarias deben ser precedidas por un citatorio entregado al centro de trabajo con al menos 24 horas de anticipación, en el cual deben señalarse, entre otros datos, el tipo de inspección y la documentación que deberá exhibirse.
Inspecciones extraordinarias
Las inspecciones extraordinarias pueden practicarse sin citatorio previo y aun en días u horas inhábiles cuando se actualizan los supuestos previstos en el Reglamento.
Entre otros casos, pueden originarse por:
quejas o denuncias;
posibles violaciones a la legislación laboral;
accidentes o siniestros;
peligro o riesgo inminente;
irregularidades detectadas por la autoridad;
presentación de información falsa; o
determinados antecedentes derivados de una inspección previa.
Que una inspección ocurra sin aviso previo, por tanto, no significa por sí mismo que sea irregular.
¿Qué revisa la STPS durante una inspección?
El alcance concreto dependerá de la orden de inspección y de la materia que se esté verificando. No obstante, existen áreas que recurrentemente forman parte del cumplimiento laboral empresarial.
1. Contratos y expedientes laborales
La empresa debe ser capaz de acreditar documentalmente las condiciones bajo las cuales presta servicios su personal.
Dependiendo del objeto de la inspección, pueden resultar relevantes documentos como:
contratos individuales de trabajo;
expedientes laborales;
recibos o comprobantes de pago;
controles de asistencia;
documentación sobre jornadas y horarios;
comprobantes relacionados con vacaciones, aguinaldo y demás prestaciones;
constancias de capacitación;
documentación relativa a comisiones laborales;
políticas y protocolos obligatorios; y
Reglamento Interior de Trabajo, cuando la empresa lo haya implementado.
Un error frecuente consiste en asumir que basta con cumplir una obligación en la práctica. En una inspección resulta igualmente importante poder acreditarla documentalmente.
La propia Ley Federal del Trabajo faculta a los inspectores para exigir la presentación de libros, registros y otros documentos a los que obliguen las normas laborales.
2. Jornadas, descansos y prestaciones
La autoridad puede verificar que las condiciones reales bajo las que se desarrolla el trabajo sean congruentes con la documentación de la empresa y respeten la legislación aplicable.
Entre otros temas pueden revisarse:
horarios y jornadas;
periodos de descanso;
días de descanso semanal;
horas extraordinarias;
vacaciones;
prima vacacional;
aguinaldo;
salario;
días y formas de pago; y
demás condiciones laborales.
Aquí aparece uno de los principales riesgos para las empresas: que los contratos digan una cosa, los controles internos reflejen otra y la operación cotidiana funcione de una tercera manera.
El cumplimiento laboral no debe limitarse a tener formatos firmados. La documentación debe corresponder con la realidad de la relación de trabajo.
3. Seguridad y salud en el trabajo
Este es uno de los ámbitos más relevantes dentro de una inspección.
Las obligaciones concretas dependen de la actividad, tamaño, instalaciones, maquinaria, sustancias y factores de riesgo presentes en cada centro de trabajo.
La STPS mantiene un sistema para identificar las Normas Oficiales Mexicanas aplicables según la actividad económica, escala y factores de riesgo de cada centro de trabajo. Entre los aspectos regulados pueden encontrarse prevención de incendios, equipo de protección personal, comisiones de seguridad e higiene, señalización, factores de riesgo psicosocial, iluminación, riesgos ergonómicos y manejo de materiales.
Por ello, copiar el expediente de seguridad y salud de otra empresa puede ser insuficiente: las obligaciones deben determinarse conforme a las características reales del centro de trabajo.
4. Capacitación y adiestramiento
La capacitación laboral no debe verse únicamente como una actividad de Recursos Humanos.
La empresa debe revisar, de acuerdo con sus características y obligaciones legales:
planes y programas;
constancias;
integración de las comisiones correspondientes cuando proceda;
evidencia de los cursos impartidos; y
documentación que acredite el cumplimiento de las obligaciones aplicables.
Nuevamente, el riesgo se encuentra muchas veces no en la ausencia absoluta de capacitación, sino en que la organización no conservó evidencia suficiente para demostrarla.
5. Reglamento Interior de Trabajo
El Reglamento Interior de Trabajo merece especial atención porque con frecuencia se confunde con un manual de empleado, código de conducta o conjunto de políticas internas.
La Ley Federal del Trabajo lo define como el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y empleadores en el desarrollo de los trabajos de una empresa o establecimiento. Entre otros elementos, puede regular horarios, descansos, lugares de inicio y conclusión de jornadas, permisos, licencias, medidas preventivas y disposiciones disciplinarias.
Además, su formación está sujeta a un procedimiento específico: debe intervenir una comisión mixta de representantes de los trabajadores y del patrón, y una vez acordado debe depositarse ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. La Ley establece que el Reglamento surte efectos a partir de su depósito.
Esto significa que descargar un formato de Internet, hacerlo firmar por los trabajadores y guardarlo en un expediente no necesariamente equivale a contar con un Reglamento Interior de Trabajo jurídicamente eficaz.
¿Qué derechos tiene la empresa durante una inspección?
Que la autoridad tenga facultades de inspección no significa que la empresa carezca de derechos.
Al inicio de una inspección ordinaria o extraordinaria, el inspector debe entregar la orden escrita correspondiente y una guía con los principales derechos y obligaciones de la persona inspeccionada. La orden debe precisar, entre otros elementos, el centro de trabajo, objeto, alcance y fundamento legal de la diligencia. Además, el inspector debe acreditar su carácter.
La empresa puede, entre otras acciones:
verificar la identidad del inspector;
corroborar la autenticidad de la orden;
conocer el objeto y alcance de la inspección;
exhibir la documentación correspondiente;
realizar manifestaciones;
formular observaciones respecto del acta;
aportar pruebas; y
recibir copia del acta de inspección.
Antes de concluir el acta, las personas que intervinieron deben tener oportunidad de revisarla y formular observaciones. Además, el Reglamento reconoce la posibilidad de realizar observaciones y ofrecer pruebas por escrito dentro de los cinco días siguientes al levantamiento del acta.
Este punto es especialmente importante: el acta de inspección no debe firmarse mecánicamente sin revisar lo que quedó asentado.
¿Qué debe hacer una empresa cuando llega un inspector?
La empresa debería tener previamente definido un protocolo interno.
Cuando se presente una visita, es recomendable:
Solicitar y revisar la identificación del inspector.
Revisar cuidadosamente la orden de inspección.
Confirmar el objeto y alcance de la diligencia.
Notificar inmediatamente al responsable interno o asesor laboral.
Designar a la persona que atenderá la inspección.
Entregar exclusivamente información relacionada con lo requerido y conservar registro de lo exhibido.
Evitar respuestas improvisadas o contradictorias.
Documentar cualquier incidencia ocurrida durante la diligencia.
Revisar cuidadosamente el acta antes de concluir la visita.
Formular las aclaraciones y observaciones necesarias.
Esto no significa obstaculizar la inspección. Por el contrario, el patrón está obligado a permitir el acceso y otorgar las facilidades necesarias para su desarrollo.
El objetivo es atender correctamente a la autoridad sin perder control sobre la información, documentación y actuaciones realizadas durante la visita.
¿Una irregularidad detectada durante la inspección genera automáticamente una multa?
No necesariamente.
Dependiendo de la naturaleza del incumplimiento, la autoridad puede establecer medidas y plazos para corregir determinadas deficiencias. El propio Reglamento contempla la posibilidad de que el patrón subsane situaciones detectadas durante la visita y que ello quede asentado en el acta. También regula plazos para corregir ciertos incumplimientos.
Sin embargo, cuando no se acredita el cumplimiento o existen infracciones, puede iniciarse un procedimiento administrativo sancionador.
Las multas previstas por la Ley Federal del Trabajo varían considerablemente dependiendo de la obligación incumplida. En diversas materias, incluyendo ciertas obligaciones patronales y normas de seguridad e higiene, la legislación contempla sanciones expresadas en Unidades de Medida y Actualización que pueden alcanzar varios miles de UMA.
Por ello, el costo de una auditoría preventiva suele ser menor que el de corregir múltiples incumplimientos cuando la autoridad ya se encuentra dentro del centro de trabajo.
¿Cómo preparar a tu empresa antes de una inspección laboral?
La preparación adecuada no consiste en crear una carpeta denominada “STPS” unos días antes de una visita.
Lo recomendable es realizar periódicamente una auditoría laboral preventiva que permita revisar, por lo menos, cuatro dimensiones:
Documentación laboral: contratos, expedientes, recibos, controles y políticas.
Operación: jornadas, descansos, pagos, vacaciones, horas extraordinarias y prácticas reales.
Seguridad y salud: NOM aplicables, comisiones, diagnósticos, programas, capacitación y evidencias.
Gestión de personal: contratación, desarrollo de la relación laboral, disciplina y procedimientos de terminación.
La pregunta que debería hacerse una empresa no es únicamente:
“¿Tenemos los documentos?”
Sino:
“¿Podemos demostrar que nuestra operación cotidiana coincide con lo que establecen nuestros documentos y con lo que exige la legislación?”
Esa diferencia es fundamental.
Una inspección laboral se prepara antes de que llegue el inspector
Las empresas que enfrentan mayores dificultades durante una inspección normalmente no tienen un solo incumplimiento aislado.
Lo que suele existir es una acumulación de problemas:
contratos desactualizados, expedientes incompletos, jornadas mal documentadas, políticas que nunca se formalizaron, comisiones sin evidencia de funcionamiento, capacitaciones que no se documentaron o procedimientos internos que simplemente se fueron improvisando conforme creció el negocio.
Por eso, la inspección debe verse también como un indicador del nivel de madurez del sistema laboral de la empresa.
Una organización con procesos claros de contratación, documentación, administración del personal, seguridad y salud, disciplina y terminación de relaciones laborales puede enfrentar una visita de la autoridad con mucha mayor seguridad.
¿Tu empresa está preparada para una inspección laboral?
Esperar a recibir una orden de inspección para descubrir los incumplimientos suele ser demasiado tarde.
En Gil & Solís, Abogados ayudamos a empresas, emprendedores y PyMEs a identificar y corregir riesgos laborales antes de que se conviertan en multas, reclamaciones o contingencias.
Podemos apoyarte en:
auditoría preventiva de cumplimiento laboral;
revisión de contratos y expedientes de trabajadores;
análisis de jornadas y condiciones de trabajo;
revisión del Reglamento Interior de Trabajo;
identificación de obligaciones y documentación pendiente;
preparación para inspecciones laborales;
acompañamiento durante una visita de la autoridad;
atención de requerimientos y medidas correctivas;
regularización laboral; y
defensa en procedimientos administrativos sancionadores.
¿Quieres saber si tu empresa está preparada para una inspección?
En lugar de esperar a que llegue la autoridad, podemos realizar un diagnóstico preventivo de cumplimiento laboral y entregarte una ruta de acción con los riesgos que conviene corregir primero.
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